구글 스프레드시트 드롭다운 목록 목록으로 데이터 입력

구글 스프레드시트 드롭다운 목록 목록으로 데이터 입력

 

구글 스프레드시트에서도 데이터를 편리하고 정확하게 입력하기 위해 드롭다운 목록을 만들어 사용할 수 있습니다. 엑셀에서는 데이터 유효성 검사, 구글 스프레드 시트에서는 데이터 확인이라는 기능을 통해 별도 지정한 데이터를 드롭다운 목록에 표시합니다. 목록을 통해 정확한 데이터가 입력되도록 하는 일종의 검증 기능입니다.
참조 : 구글 문서 도움말

 

드롭다운 목록으로 사용할 데이터 지정

1. 목록으로 사용할 데이터의 범위 지정
2. 항목 목록으로 작성
3. 이름으로 지명한 범위 지명

 

 

위의 시트 부서명 입력 필드 B3-B7셀에 D3-D6셀의 부서명을 드롭다운 목록으로 표시해보겠습니다.

 

(1) 목록으로 사용할 데이터의 범위 지정

▶ 드롭다운 목록으로 입력할 범위 지정

• 드롭다운 목록으로 입력할 셀 또는 셀 범위를 선택합니다. 본 예시에서는 B3-B7 셀범위를 선택했습니다.
• 상단 메뉴의 데이터 탭을 선택해서 열거 되는 항목 중 데이터 확인을 선택 클릭합니다.

▶ 데이터 확인 창

• 데이터 확인 창이 나오면 셀 범위에 지정한 입력 셀 범위가 표시돼 있읍니다.
• 그 아래 기준 우측 범위에서의 목록 옆의 범위 선택 버튼 을 클릭합니다.
• 목록이 생성되면 입력셀 우측에 삼각형 화살표가 표시되는데 셀의 드롭다운 목록 표시 체크를 해제하면 삼각형이 표시되지 않습니다. 해당 셀을 더블 클릭하면 드롭다운 목록이 나타납니다.
• 잘못된 데이터 입력시 경고 문구 표시 또는 입력을 거부할 수 있습니다.

▶ 데이터 범위 선택

• 목록으로 사용할 데이터 범위를 선택하는 창입니다. 목록 데이터 범위를 선택(마우스 드래그 등)합니다.
• 본 예시에서는 부서 필드에 입력할 부서명을 입력해 둔 D3-D6셀 범위를 선택했습니다. 데이터 범위 선택 창에 D3:D6 범위가 지정됩니다.
• 확인을 클릭합니다.

▶ 다른 시트에서 데이터 범위 선택

• 위에서 기술한 데이터 범위 선택 창에서 다른 시트에 들어가 목록용 데이터 범위를 선택할 수도 있습니다.
• 여기서는 시트2의 A2-A5 셀을 선택했습니다. 범위 표시 박스에 시트2 범위 '시트2'!A2:A5가 표시돼 있습니다.
• 흔히 데이터 훼손 방지 목적으로 목록용 데이터 등 범용 데이터는 다른 시트에 작성한다고 하네요.

▶ 데이터 확인 창 내용 저장

• 저장을 클릭합니다. ( 필요시 밑줄 부분 옵션 선택 검토 )

▶ 드롭다운 생성

• 아래 이미지와 같이 드롭다운 목록이 만들어진 셀의 우측에 삼각형 표시가 보입니다.

▶ 드롭다운 목록 표시

• 입력 셀 우측 삼각형을 클릭하거나 더블 클릭하면 목록이 아래와 같이 드롭다운 목록으로 표시됩니다.

 

(2) 항목 목록으로 사용할 데이터의 범위 지정

위 (1) 번 순서에 따른 메뉴>데이터>데이터 확인 순은 동일합니다.

▶ 데이터 확인 창

• 위의 데이터 창에서 기준 우측 범위에서의 목록 문구를 클릭하면 위의 이미지와 같이 항목이 열거 되는데 그 중에서 항목 목록을 선택합니다.

▶ 항목 목록 작성

• 항목목록 박스 우측 박스에 해당 목록을 공백없이 쉼표로 구분해 입력합니다. 본 예시에서는 동일한 목록을 입력했습니다.

• 저장을 클릭합니다.
• (1) 에서 예시한 동일한 드롭박스 목록이 나옵니다.

(3) 이름으로 지명한 범위 지명

 

특정 셀 또는 범위를 이름으로 지정하고 이름으로 지정된 범위를 스프레드시트 기능에 사용할 수 있습니다. 드롭박스 목록에 사용할 목록 범위도 이름으로 지정할 수 있습니다.

▶ 이름이 지정된 범위

• 상단 메뉴의 데이터 탭을 클릭 이름이 지정된 범위를 클릭합니다.

▶ 범위 이름 지정

• 문서 우측에 나오는 범위 이름 지정메뉴 화면에서 범위의 이름을 지정할 수 있습니다.
• 여기서는 부서명 데이터가 있는 D3-D5셀의 범위를 부서명으로 지정했습니다.

▶ 데이터 확인

• 입력 범위 지정 후 데이터>데이터 확인을 선택합니다.
• 범위에서의 목록 우측 범위 입력 박스에 지정한 이름 여기서는 부서명을 입력하고 저장을 클릭합니다.
• 입력 범위의 셀에 드롭다운 목록이 만들어집니다.

(4) 드롭다운 목록 삭제

• 드롭다운 목록을 삭제하려는 범위를 선택(드래그 등)하고 상단 메뉴 데이터>데이터 확인을 선택합니다.
• 데이터 확인 창에서 확인 삭제를 클릭하면 드롭다운 목록이 삭제됩니다.

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